Deze uitleg is voor medewerkers van een zorgaanbieder. Bent u dat niet?
Kijk dan hier hoe het aanvragen van een brief in zijn werk gaat.


Via Ons Administratie kun je cliënten uitnodigen voor Caren. 


Per cliënt is op het tabblad Algemeen -> onderdeel Personalia de actuele Carenstatus in te zien. Deze status kan zijn:

  • Actieve koppeling: er is op dit moment sprake van een actieve koppeling tussen de cliënt en een Caren-account.
  • Niet gekoppeld: er is op dit moment geen sprake van een actieve koppeling tussen de cliënt en een Caren-account. Ook is er geen sprake van een openstaande uitnodiging.
  • Uitnodiging is nog [aantal] dagen geldig: er is op dit moment geen sprake van een actieve koppeling tussen de cliënt en een Caren-account. Wel staat hiervoor een uitnodiging open.
  • Onbekend: bij deze cliënt is er geen informatie over een Caren koppeling bekend. Dit gebeurt als Caren niet bereikbaar is, of wanneer de zorgorganisatie geen Caren gebruikt.

De status geldt direct als linkje, dat toegang geeft tot de applicatie Ons Cliënt. Daarbij opent de Ons Client pagina van de desbetreffende cliënt.


1. Ga in Ons Administratie bij een cliënt met de status 'niet gekoppeld' via het linkje bij 'Carenstatus' naar de Ons Cliënt-pagina van de cliënt.

2. Klik rechts bovenin op de knop 'Uitnodigen'.

3. Onder 'Openstaande uitnodigingen' verschijnt informatie over de gegenereerde uitnodiging. Deze is te downloaden of te annuleren. De Carenstatus van de cliënt verandert van 'Niet gekoppeld' naar 'Uitgenodigd'.


Veelgestelde vragen


Er staat dat de cliënt verbonden is, maar de cliënt of contactpersoon weet hier niets van af.


Het komt soms voor dat er een uitnodiging voor Caren aangemaakt wordt en gebruikt door het ene familielid, maar dit niet bij alle familieleden bekend is. Wanneer dan enige maanden later een ander familielid toegang wil krijgen tot Caren, ontstaat soms verwarring dat er geen nieuwe koppeling gemaakt kan worden. De Caren helpdesk kan achterhalen vanuit welk e-mailadres de cliënt gekoppeld is. Mocht je dit willen weten, stuur dan een vraag via topdesk en vermeld hierbij het cliënt nummer.


De cliënt is verbonden met Caren, maar heeft geen toegang meer tot zijn account.


Zolang de cliënt nog wel toegang heeft tot het e-mailadres waarmee het account aangemaakt is, kan hij/zij een nieuw wachtwoord aanvragen om weer toegang te krijgen tot het account. Hoe dat in zijn werk gaat, staat hier beschreven. Heeft de cliënt geen toegang meer tot zijn e-mailadres, dan kan er een nieuwe brief met code aangemaakt worden. Neem in dat geval contact op met de helpdesk en vermeld hierbij ten minste de naam van jullie als zorgaanbieder en het cliëntnummer van de cliënt.


Er is een beheerder, maar deze wil andere familieleden of mantelzorgers geen toegang geven tot de zorgpagina.


Wij streven er naar om ons zo weinig mogelijk te mengen in het aanpassen van beheer, rechten, etc. Het idee van de brief met code is dan ook, dat deze altijd wordt gestuurd naar het adres van de cliënt zelf. Hij of zij heeft de zeggenschap over het dossier en kan bepalen wie hier toegang tot mag krijgen. Ofwel door zelf de code in te voeren en helpers uit te nodigen, ofwel door de code aan een persoon te geven die dit namens de cliënt mag doen. Die persoon is dan de beheerder van de zorpagina namens de cliënt. Het kan gebeuren dat de cliënt aan nóg iemand toegang wil geven tot zijn medische gegevens, maar dat de beheerder dit om persoonlijke redenen weigert. In dergelijke uitzonderingsgevallen kan de helpdesk van Nedap Healthcare een nieuwe brief met code voor de cliënt aanmaken. De cliënt kan deze dan geven aan de persoon waarvan hij/zij wil dat deze de nieuwe beheerder wordt. Mocht dit het geval zijn, neem dan contact op de met Nedap Healthcare helpdesk en noem daarbij in ieder geval het cliëntnummer.


Wanneer er de cliënt is overleden wordt de informatie niet meer bijgewerkt maar kan de familie de historie nog wel bekijken. Wanneer een cliënt is overleden, wordt deze niet automatisch ontkoppeld met Caren. De familie kan hiervoor wel een verzoek doen zodat wij de koppeling kunnen ontbinden.